Email

Posted by : Ary Yulianto Senin, 26 Agustus 2013

Email adalah salah satu alat yang sangat penting dijaman sekarang, tidak hanya blogger yang memerlukan email untuk kegiatan blogging namaun saat ini hampir semua orang membuat email untuk mempermudah kegiatan mereka seperti mendaftar jejaring sosial seperti Facebook, twitter dan lainnya.

A. Cara Membuat Email

Baiklah sekarang kita langsung saja membuat email Gmail baru silahkan lakukan langkah-langkah berikut ini.

Kunjungi alamat gmail.com, berikut adalah halaman awal dari gmail.com

Setelah halaman terbuka silahkan klik BUAT AKUN dipojok kanan atas layar anda, selanjutnya anda akan dibawa pada halaman seperti dibawah ini.

Pada halaman tersebut terdapat formulir pendaftaran gmail dan silahkan lengkapi sesuai data diri anda serta no hp anda, jangan lupan untuk mencentang kebijakan privasi. Dan jika sudah klik LANGKAH SELANJUTNYA.

Pada halaman selanjutnya anda diminta untuk memilih cara mengirimkan kode ke no hp anda, pilih pesan text (SMS) dan klik LANJUTKAN.

Setelah itu anda akan menerima kode verifikasi dan silahkan masukan kode verifikasi anda dan klik LANJUTKAN.

Selanjutnya anda akan diminta untuk mengisi profil anda. Anda bisa melanjutkan ke G+ atau melewatinya silahkan klik tulisan LANJUTKAN BERIKUTNYA.

Kemudian akan muncul halaman baru seperti gambar dibawah ini. Klik LANJUTKAN KE GMAIL.

Selanjutnya anda akan dibawa kehalaman gmail anda, dan email anda sudah jadi.

Itulah tutorial cara membuat email gmail baru, silahkan gunakan email anda untuk keperluan anda seperti mendaftar Facebook dan Twitter bahakan untuk blogging jika anda tertarik untuk belajar blog.

B. Jenis Email

E-mail adalah alat komunikasi yang berupa surat elektronik yang menggunakan jasa internet

Kelebihan E-mail :

Pengiriman pesan lebih cepat
Tidak membutuhkan banyak biaya
Lebih fleksibel
Lebih aman

Kekurangan E-mail :

Tidak semua orang dapat mengerti internet
Untuk mengetahui ada E-mail masuk harus login terlebih dahulu ke account situs tersebut.
Hanya bisa dikirim/diterima melalui komputer, tab, laptop yang sudah tersambung ke Internet.
Untuk mengetahui ada E-mail masuk harus login terlebih dahulu ke account situs tersebut.

Terdapat 3 jenis E-mail, yaitu :

POP mail (Post Office Protocol)
Email forwarding
Webmail

1. POP mail (Post Office Protocol) adalah sebuah aplikasi-lapisan Internet protokol standar yang digunakan oleh lokal klien E-mail untuk mengambil E-mail dari server remote melalui koneksi TCP / IP.
Kelebihan POP mail :

Dapat dibaca secara offline
Kita dapat membaca satu persatu E-mail yang masuk

Kekurangan POP mail :

Kita tidak bisa membaca E-mail dari sembarang tempat

2. Webmail adalah sebuah aplikasi web yang diakses melalui web browser.
Contohnya : Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail, dan AOL Mail.
Kelebihan Webmail :

Dapat melakukan pengecekan email dimana saja dan kapan saja

Kekurangan Webmail :

Pengecekan e-mail harus selalu terhubung dengan internet

3. E-mail Forwarding umumnya mengacu pada pengoperasian kembali mengirim pesan email dikirim ke satu alamat email ke alamat email yang mungkin berbeda.

Kelebihan E-mail Forwarding :

Dapat menyembunyikan alamat email sesungguhnya
Jika kita hendak mengganti email, tidak perlu memberi tahu alamat email yang baru hanya cukup memberi alamat email forwarding

Kekurangan E-mail Forwarding :

Bersifat perantara, jadi harus meneruskan email yang diterima ke alamat lain, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk sampai ke alamat email sesungguhnya.

C. Cara : mengecek , mengirim, membalas email

Cara mengakses/membuka account gmail kamu :

1.Pada URL web browser ketik gmail (tekan ctrl+enter) [ ini trik cara cepat buka situs dengan extention .com]
2.Masukkan account gmail anda (boleh hanya nama atau lengkap nama.anda@gmail.com) masukkan password nya

Tips : jika computer yang anda pakai adalah milik pribadi maka anda bisa member tanda cek list untuk menyimpan password anda secara otomatis,setiap kali kamu mebuka gmail, tidak perlu mengetikkan password.Tapi jika anda membuka email di tempat umum/warnet, jangan sekali-kali mencek tanda ini, karena orang lain bisa membuka email anda, karena browser menyimpan password anda.
3.Tekan tombol sign in/masuk.

Cara mengirim mail/surat :

Setelah kamu masuk ke account gmail, kamu bisa mengirim mail surat ke teman/rekan kamu, caranya
1.Pada halaman email klik Compose mail di sebelah kiri atas, Masukkan alamat email tujuan kamu, jika lebih dari satu maka dapat dipisahkan dengan tanda , (koma). Contoh : kawan1@gmail.com , teman2@yahoo.co.id, boss@hotmail.com .
Tips : kamu bisa sekaligus mengirimkan cc (copy carbon) ke alamat email yang lain atau bcc (black copy carbon) [ bcc : penerima email utama tidak mengetahui bahwa anda mengirim email ke alamat yang di bcc]
2.Tulis subject judul mail anda, kemudian tulis pesan yang akan kamu sampaikan.
3.Jika kamu akan melampirkan file lainnya (seperti file gambar,docukumen lain) klik attach a file, dibawah kotak judul atas.
4.Setelah pesan dan lampiran selesai tekan tombol send.
5.Tunggu berapa saat, jika keluar pemberitahuan mail anda telah terkirim, berarti anda telah berhasil mengirimkan email. Bisa anda cek di bagian sent mail.

Cara membalas dan meneruskan mail yang anda terima

Lihat mail yang anda terima di inbox, klik mail tsb untuk membukanya, setelah anda baca, jika anda akan membalas maka klik "reply" dan ketik saja di kolom bawah atau kotak yang ada pada gambar.
Jika anda hanya ingin meneruskan mail tersebut ke teman anda klik forward dan masukkan alamat email tujuan.

D. Istilah – istilah di email

1. Address
Address yang arti harafiahnya adalah alamat, pada teknologi e-mail biasanya berarti alamat e- mail yang Anda miliki. Alamat e-mail memiliki format penulisan yang sudah ditetapkan pada standar RFC 822, di mana alamat e-mail diawali dengan nama alias, diikuti dengan tanda “@” (baca et) dan diakhiri dengan penamaan domain yang sudah terdaftar.
Nama alias biasanya adalah nama lengkap Anda yang disingkat, atau nama julukan Anda, atau nama apapun yang Anda suka. Tanda “@” mutlak harus berada antara nama alias dengan nama domain. Sedangkan penamaan domain harus menggunakan nama domain yang sudah terdaftar.
2. Address Book atau Contacts
Address Book atau sering juga disebut Contacts merupakan istilah untuk daftar nama dan alamat e-mail pada sebuah program e-mail client. Kedua istilah ini umum digunakan pada berbagai macam e-mail client. Biasanya isi dari Address Book atau Contacts tidak hanya berupa nama dan alamat e-mail saja, melainkan informasi kontak tambahan seperti alamat kantor, alamat rumah, nomor telepon, dan banyak lagi.
3. Attachment
Attachment dalam bahasa Indonesia berarti lampiran. Dalam sistem e-mail, Attachment merupakan istilah untuk melampirkan dokumen-dokumen tertentu yang akan dibawa serta pada saat e-mail tersebut dikirim. Jadi, e-mail yang dikirim tidak hanya sekadar tulisan saja, melainkan dapat dilampirkan file file tertentu. Ini akan sangat memudahkan Anda dalam mendistribusikan file-file penting ke pihak lain. Jumlah file attachment dalam sekali pengiriman e-mail tidak dibatasi, namun yang biasanya dibatasi adalah ukuran file yang akan dikirim. Jadi sebaiknya, teliti dulu ukuran file attachment yang diperbolehkan untuk dikirim sebelum Anda berkirim e-mail.
4. BCC
BCC merupakan kependekan dari Blind Carbon Copy. Istilah ini merupakan sebuah fasilitas dari sistem e-mail yang memungkinkan penggunanya melakukan pengiriman e-mail yang sama ke banyak alamat, namun para penerimanya tidak bisa melihat alamat e-mail yang dituliskan pada kolom BCC ini. Tujuannya adalah untuk menyembunyikan alamat-alamat lain yang juga dikirimi e-mail serupa. Yang dapat melihat alamat pada kolom BCC ini hanyalah si pengirimnya saja.
5. Bounce E-mail
Bounce e-mail mungkin sering Anda alami pada saat menggunakan e-mail. Bounce e-mail merupakan sebuah istilah untuk e-mail yang tidak berhasil terkirim ke penerimanya dan terpental balik ke mailbox Anda. Biasanya e-mail yang balik ke mailbox Anda disertai dengan pesan pesan pemberitahuan error yang cukup informatif. Pesan error ini berasal dari e-mail server yang paling dekat dengan server di mana alamat e-mail tersebut berada. Dengan meneliti pesan bounce ini, sebenarnya Anda dapat mengetahui penyebabnya mengapa pengiriman email
sampai gagal dilakukan.
6. CC
CC merupakan kependekan dari Carbon Copy, yang artinya adalah melakukan pengiriman sebuah e-mail yang sama ke banyak alamat. Berbeda dengan BCC, fasilitas CC ini tidak menyembunyikan alamat e-mail si penerima lainnya, sehingga semua penerima e-mail dapat melihat alamat-alamat e-mail dari penerima lainnya. Fasilitas CC ini tentu sangat memudahkan Anda yang sering mengirim e-mail-e-mail yang sama ke banyak orang. Namun, yang perlu diperhatikan adalah biasanya penyedia jasa e-mail membatasi jumlah alamat e-mail yang dimasukkan ke kolom CC ini.
7. Delivery Receipt
Delivery receipt merupakan sebuah fasilitas dalam sistem e-mail yang memungkinkan pengirim e-mail menerima informasi bahwa si penerima e-mail yang ditujunya telah men-download email yang Anda kirim dan telah disimpan dalam program mail client-nya. Fasilitas ini sangat berguna bagi Anda yang sering mengirimkan e-mail-e-mail yang sangat penting dan ingin memonitor kepastian sampainya e-mail tersebut.
8. Distribution List atau Mailing List atau Groups
Ketiga istilah di atas merupakan fasilitas yang memungkinkan Anda membuat sebuah alamat e-mail yang mewakili banyak sekali alamat lain di dalamnya. Dengan demikian, ketika Anda mengirimkan e-mail ke alamat tersebut, maka secara otomatis semua alamat di belakangnya akan menerima e-mail yang sama. Fasilitas ini sangatlah populer di kalangan pengguna Internet sebagai ajang pertukaran informasi antar sesama. Biasanya mailing list dibuat berdasarkan kesamaan interest antar sesama anggotanya, atau sebuah kelompok kerja, kelompok sekolah, dan banyak lagi. Fasilitas mailing list atau group banyak tersedia di Internet saat ini. Namun yang paling populer adalah fasilitas dari Yahoo!, yaitu Yahoogroups. Anda dapat menggunakannya secara cuma-cuma dengan mengakses alamat http://groups.yahoo.com.
9. Domain (Nama Domain)
Domain merupakan sebuah sistem penamaan dalam dunia internet. Nama domain biasanya digunakan untuk mewakili alamat-alamat IP dari perangkat jaringan dan server yang berupa angka-angka panjang. Dengan adanya nama domain, para pengguna Internet tidak perlu mengingat angka-angka panjang tersebut, cukup mengingat nama domain-nya saja.
10. Draft
Draft biasanya berarti sebuah rancangan e-mail yang sudah ditulis oleh si pengirim namun belum diselesaikan dan belum bermaksud untuk dikirimkan. Biasanya fasilitas ini ada pada setiap program mail client yang ada saat ini.
11. Exchange Server
Exchange server merupakan sebuah nama program buatan Microsoft yang banyak digunakan untuk membuat sebuah e-mail server. Dengan menggunakan Exchange server yang berjalan di atas operating system Windows, Anda dapat membuat e-mail server sendiri. Program-program e-mail server lain sudah banyak tersedia saat ini seperti Sendmail dan Qmail pada dunia open source, Lotus Notes keluaran IBM, dan banyak lagi.
12. Filters
Merupakan istilah untuk menyaring email- e-mail yang masuk. E-mail yang masuk ke mailbox Anda terkadang perlu untuk disaring agar dapat dibaca dengan lebih nyaman. Biasanya e-mail-e-mail yang disaring adalah e-mail-e-mail sampah seperti e-mail promosi, e-mail porno, e-mail penipuan, dan banyak lagi. Penyaringan ini biasanya dilakukan oleh program mail client, atau jika penyedia jasa memiliki fasilitas tersebut bisa juga filtering dilakukan di jaringan mereka. Tujuannya adalah agar link Internet Anda tidak dipenuhi dengan email- e-mail sampah.
13. Folder
Folder merupakan istilah untuk partisipartisi tempat penyimpanan e-mail yang diterima. Partisi tersebut dapat digunakan untuk mengelompokkan e-maile- mail yang masuk. Proses filter dan rule dapat berjalan dengan sempurna jika ada folder-folder yang memilah-pilah email. Arsip-arsip e-mail yang masuk menjadi sangat rapi dan nyaman dibaca di kemudian hari.
14. Forward
Untuk meneruskan sebuah e-mail ke orang lain, carilah istilah ini pada program e-mail client Anda. Istilah ini memang memiliki arti melakukan penerusan sebuah e-mail ke penerima lain. Jadi, Anda tidak perlu susah-susah mendistribusikan e-mail-e-mail yang telah masuk.
15. Headers
Secara harafiahnya headers berarti kepala atau awal. Dalam dunia e-mail, header berarti kepala e-mail. Sebuah email pasti memiliki kepala e-mail yang biasanya berisikan informasi-informasi penting. Informasi mengenai mail server apa yang digunakan untuk mengirim email, jam berapa e-mail tersebut dikirim, dari mana asal e-mail tersebut, melalui server-server apa saja e-mail tersebut berjalan, dan banyak lagi. Semua informasi tersebut dapat dilihat dari header sebuah e-mail. Sangat penting untuk keperluan troubleshooting atau penyidikan.
16. HTML email
Jika Anda melihat sebuah e-mail berisikan beberapa gambar dengan teks-teks bervariasi warna dan ukurannya, kemungkinan besar Anda sedang membaca sebuah HTML e-mail. E-mail jenis ini dibuat dalam format dan coding yang sama dengan sebuah halaman web, membuat pembaca e-mail-nya merasa nyaman ketika membaca e-mail tersebut.
17. IMAP
IMAP kependekan dari Internet Messege Access Protocol merupakan sebuah metode pengaturan e-mail-e-mail yang Anda terima beserta sistem folderfoldernya di mana e-mail tersebut ditampung dalam sebuah server.
18. Inbox
Inbox merupakan istilah untuk kotak suratelektronik yang menampung pesan-pesan e-mail yang Anda terima. Folder Inbox ini umumnya ada di semua program e-mail client yang ada saat ini, atau juga dalam webmail-webmail yang umum digunakan.
19. Junk Mail
Junk mail dapat berarti juga e-mail sampah, yaitu email-email yang dianggap tidak perlu bahkan mengganggu oleh si penerimanya. Biasanya yang termasuk dalam kategori Junk mail bisa berupa email iklan dan promosi, e-mail penipuan, e-mail nyasar, e-mail notifikasi yang tidak perlu, dan banyak lagi.
20. Mailbox
Istilah Mailbox biasanya digunakan untuk menyatakan sebuah account e-mail dengan kapasitas penampungan tertentu yang dibuat di mail server dari penyedia jasa Internet.
21. Mail Client
Mail client adalah istilah yang digunakan untuk menyebut sebuah program penarik dan pengirim e-mail yang biasanya harus diinstal dalam PC yang Anda gunakan. Program mail client ini sangat banyak sekali beredar di pasaran. Ada yang gratis dan ada pula yang mengharuskan Anda membayar untuk dapat memilikinya. Program mail client yang merupakan bawaan dari operating system Windows adalah Outlook Express.
22. Mail Server
Sesuai dengan namanya, mail server merupakan seperangkat server atau PC dengan program khusus untuk melayani proses pengiriman dan penerimaan email. Server atau PC yang diinstali
program tersebut akan bekerja meneruskan, menarik, menerima, dan mendistribusikan e-mail-e-mail para penggunanya. Tersedia program cukup banyak untuk membuat sebuah mail server. Pada Windows, Microsoft Exchange merupakan program mail server yang banyak digunakan. Di Linux dan sistem open source juga banyak program sejenis, seperti Qmail, Sendmail, dan banyak lagi.
23. Mail Transfer Agent (MTA)
MTA merupakan istilah untuk seperangkat sistem yang terdiri dari server dan program yang bertugas meneruskan atau menghantarkan pesan e-mail. Ketika MTA menerima pesan e-mail dari para penggunanya, pesan tersebut ditampung sementara olehnya untuk dianalisis siapakah penerima dari pesan e-mail ini. MTA akan melakukan dua aksi, menghantarkannya langsung ke mailbox penggunanya (alamat e-mail lokal yang ada dalam server atau jaringan lokal), atau meneruskan ke MTA lain yang menyimpan mailbox dari alamat yang dituju (menjalankan proses routing email).
24. Outbox
Outbox merupakan lawan kata dari Inbox. Outbox berarti juga folder atau tempat penampungan sementara e-mail-e-mail yang mau dikirimkan oleh pengguna. Folder Outbox biasanya ada pada kebanyakan program mail client. Isi dari folder ini biasanya hanya sesaat karena jika e-mail sudah terkirim, maka e-mail tersebut sudah tidak berada di folder ini lagi.
25. Outlook
Outlook merupakan nama sebuah program mail client yang ada pada operating system Windows. Program Outlook terbagi menjadi dua jenis, Outlook Express yang merupakan programstandar yang langsung ada pada Windows ketika Anda menginstalnya. Satu jenis lagi adalah Microsoft Outlook yang merupakan program bawaan dari Microsoft Office. Outlook merupakan program mail client yang cukup luas digunakan saat ini.
26. Plain-text Mail
Jika Anda menerima e-mail yang hanya berisikan teks dengan satu jenis font saja tanpa ada gambar atau objek laindi dalamnya, kemungkinan besar Anda telah menerima Plain-text mail, istilah untuk e-mail yang hanya berformat teks saja. Kelebihan dari e-mail jenis ini dapat dikirim dan diterima dengan lebih cepat karena berukuran kecil dan sederhana. Kekurangannya adalah
kurang informatif tanpa gambar dan objek lain di dalamnya.
27. POP3
POP merupakan kependekan dari Post Office Protocol, sedangkan angka 3 menunjukkan nomor versinya. POP3 merupakan sebuah protokol yang digunakan untuk proses penerimaan email. Jika ingin menarik e-mail dari ISP atau penyedia jasa e-mail ke komputer Anda, maka Anda harus memasukkan alamat server POP3 milik mereka. Servis POP3 umumnya menggunakan port komunikasi TCP 110.
28. Preview Pane
Preview pane biasanya berada dalam program mail client seperti Outlook, Evolution, dan banyak lagi. Preview pane adalah sebuah halaman preview yang digunakan untuk membaca pesan e-mail tanpa harus membuka satu halaman baru. Kebanyakan program mail client memungkinkan Anda untuk menonaktifkan halaman preview pane ini.
29. Sent Items
Sent items biasanya merupakan nama dari sebuah folder pada program mail client seperti Outlook dan yang lainnya. Folder ini berisikan pesan-pesan e-mail yang telah berhasil Anda kirimkan ke tujuannya. Ketika belum berhasil, pesan tersebut berada pada folder Outbox, sesaat setelah berhasil maka pesan tersebut akan langsung berada di folder Sent items.
30. Signature
Signature atau tanda tangan memiliki arti dan kegunaan yang sama dalam komunikasi e-mail. Signature pada email biasanya berupa identitas pengirim yang harus selalu dituliskan diakhir pesan email. Untuk membuat Anda tidak mengetik berulang-ulang, biasanya disediakanlah fasilitas pembuat signature pada program mail client. Signature dapat dibuat dalam bentuk teks biasa, dalam format HTML atau dalam bentuk file gambar. Setelah signature dibuat, pasangkan pada setiap e-mail yang Anda kirim, maka tidak perlu repot-repot lagi membuatnya pada setiap e-mail.
31. SMTP
Simple Mail Transfer Protocol merupakan kepanjangan dari SMTP. Fungsinya adalah sebagai protokol yang mengatur pengiriman pesan-pesan e-mail. Jika Anda membuat mail server sendiri untuk melakukan pengiriman, pasti Anda harus mengaktifkan servis SMTP dengan nomor port TCP 25 pada server tersebut. Ketika Anda ingin mengirimkan sebuah pesan e-mail, maka kali pertama yang dilakukan program mail client adalah menghubungi server yang membuka servis SMTP. Setelah komunikasi terjalin, pesane-mail langsung diteruskan ke server
tersebut. Kemudian pada server SMTP, pesan e-mail tersebut akan diteruskan ke alamat yang dituju.
32. Vacation Messege
Pernahkah Anda menerima pesan balasan dari orang yang Anda kirimi e-mail yang menyatakan orang tersebut sedang tidak berada di kantor atau sedang berlibur, atau yang sejenisnya? Jika pernah, maka Anda telah menerima Vacation message dari orang yang Anda kirimi tersebut. Fasilitas ini memang sangat berguna untuk menginformasikan kepada pengirim e-mail bahwa Anda sedang tidak bisa membaca e-mail karena satu dan lain hal. Dengan adanya pesan ini, maka si pengirim tidak perlu menunggu-nunggu balasan e-mail dari si penerimanya.
33. Web-based E-mail
Jika Anda pernah membuka halaman web mail milik Yahoo! atau Gmail, maka tidak salah lagi halaman tersebut merupakan halaman web khusus untuk melayani Anda untuk mengirim dan menerima email. Web-based e-mail ini memudahkan Anda untuk membaca dan mengirim e-mail karena tidak perlu dilakukan di komputer yang menjalankan program mail client. Di manapun asalkan Anda terkoneksi dengan internet, e-mail-e-mail Anda bisa dibaca dan dikirim melalui account e-mail Anda. Kenali Istilah Kenali Fungsi Karena teknologi e-mail merupakan sebuah teknologi yang boleh dikatakan mengubah gaya hidup manusia modern saat ini dalam berkomunikasi, maka banyak istilah dan fasilitas baru yang muncul. Jika pada proses pengiriman surat biasa tidak ada istilah dan fasilitas ini, maka Anda akan banyak menemukannya di proses pengiriman e-mail. Untuk itu, tidak ada salahnya untuk Anda mengenal dan mengetahui beberapa istilah-istilah penting yang umum digunakan dalam teknologi e-mail. Keuntungannya adalah Anda menjadi bertambah lancar dan fasih menggunakan e-mail untuk berkomunikasi

E. Etika Penulisan Email

Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menulis email:

Perhatikan siapa yang akan menerima email ini. Menulis email ke teman tentu berbeda dengan menulis email ke client atau ke atasan atau pada orang yang belum dikenal. Selalu lebih aman menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, hindari bahasa chatting/sms seperti: ga, kalo, dst. Kecuali jika Anda benar-benar yakin yang menerima email Anda tidak bermasalah dengan istilah tersebut.
Gunakan salam, ada beberapa cara:

Assalamualaikum, (jika kita yakin yang menerimanya adalah muslim)
Yth Pak Fulan, (ini yang paling formal)
Pak Fulan ysh, (formal juga)
dh, (cara paling singkat, dh=dengan hormat)
Pak Fulan,

Jangan pelit menggunakan kata-kata: “tolong”, “terimakasih”.
Gunakan emoticon jika perlu untuk mencegah salah paham.
Perhatikan penggunaan tanda seru (perintah) dan KATA DENGAN HURUF KAPITAL (berteriak).
Sebelum mengirim, baca ulang untuk mengecek.

F. Mailing List

Mailing List (milis) secara bahasa berarti daftar alamat email. Trus apa dong milis itu ? yaitu group diskusi di internet dimana setiap orang bisa berlangganan dan berikutserta didalamnya. siapapun yang bergabung dapat mengirim ke email group yang kemudian oleh sistem, email tersebut di kirimkan ke seluruh daftar email anggota. Namun saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang yang terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk membalas topik diskusi tersebut atau tidak. Dan apabila setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke setiap kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Jadi seluruh anggota yang terdaftar di milis akan menerima surat. Semua proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau Mail Servers.

Cara Menggunakan

Mendaftar pada group yang diminati, biasanya terdapat pada yahoogroups.com. Pada tahap ini anggota baru akan diminta mengisi database agar informasi dari semua anggota terangkum dengan rapi.
Mengirim pesan ke milis jika ada sesuatu yang ingin disampaikan seperti info lomba, berita kesehatan, dan lain-lain. Setiap anggota milis berhak menulis apa saja di milis asalkan berita tersebut akurat.

Kegunaan Milis Melalui milis, dapat diketahui beragam informasi, mulai dari lowongan pekerjaan, lowongan magang, hingga berita-berita terbaru mengenai suatu isu yang sedang hangat diperbincangkan.

Ciri Khas Milis

Milis dapat dikatakan mirip dengan forum internet karena sama-sama merupakan situs perkumpulan suatu kelompok dengan ketertarikan yang sama. Perbedaan milis dengan forum internet terletak pada adanya notifikasi yang didapat anggota milis pada email mereka masing-masing. Anggota milis dapat memilih apakah ia ingin setiap tulisan terbaru di milis masuk ke dalam notifikasi email mereka atau tidak.
Sebuah mailing list hanyalah merupakan daftar dari alamat orang yang tertarik pada subjek yang sama, adalah anggota dari kelompok kerja yang sama, atau yang mengambil kelas bersama-sama. Ketika seorang anggota daftar mengirim catatan ke grup alamat khusus, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar. Kunci keuntungan dari milis atas hal-hal seperti diskusi berbasis web adalah bahwa sebagai pesan baru akan tersedia mereka segera disampaikan kepada para peserta ’kotak surat’.
Sebagian besar anggota milis merasa info-info dari milis tersebut hanya dapat memenuhi muatan email sehingga banyak yang memilih untuk tidak mendapatan notifikasi dari setiap info terbaru dari milis. Padahal, tidak semua orang sempat mengecek pembicaraan terbaru di milis sehingga notifikasi di email sebetulnya mempermudah anggota suatu milis agar mereka tak ketinggalan satu info pun.

Dua macam milis

Ada dua macam pengertian jenis milis.

Sebagai daftar pengumuman, di mana sebuah "mailing list" yang digunakan banyak orang sebagai penerima untuk buletin, majalah atau iklan. Secara tradisional, hal ini dilakukan melalui sistem pos, tetapi dengan munculnya e-mail, milis elektronik menjadi populer.
Sebagai sarana yang memungkinkan anggota untuk melakukan meng-unduh dan memuat data yang didapat kemudian disiarkan ke semua anggota milis lain. Kategori kedua ini biasanya dikenal sebagai daftar diskusi.

Listwashing

Listwashing (pembersihan data) merupakan sebuah proses di mana data individu dalam entri milis dihapus. entri data yang dihapus ini biasanya berisi alamat e-mail atau nomor telepon dari orang-orang yang belum secara sah mendaftar dalam milis tersebut. Sebuah entri dihapus dari daftar setelah keluhan diterima. Hal ini dilakukan karena seringkali ada e-mail berisi spam atau info-info yang dianggap tidak penting oleh orang yang mengajukan keluhan. Semua e-mail tersebut memenuhi kotak masuk (inbox) orang tersebut sehingga ia merasa terganggu dan merasa berhak meminta agar semua e-mail tersebut tidak dimasukkan lagi ke dalam milis.

Kelebihan

Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar mengirim catatan ke grup tersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.
Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.

Kekurangan

Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang terkirim ke milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila seseorang jarang membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh terisi milis. Padahal, kapasitas email sangat terbatas. Full inbox juga dapat membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak terbaca. Padahal, pesan tersebut bisa jadi sangat penting.
Milis tidak bersifat interaktif untuk diskusi karena seseorang tidak dapat menggolongkan pesan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacam direktori, sehingga wacana atau informasi untuk bidang hubungan kemasyarakatan (humas) tidak bercampur dengan kesekretariatan. Atau agenda-agenda yang menjadi program humas dapat dibahas lebih terperinci.
Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi sangat lambat. Banyak lebar pita internasional tersedot karena hal tersebut.